社内DX化を成功させる15個のWEBツールを紹介

酒井

昨今テレワークが定着し始めており、そのような中で環境に縛られずに仕事ができる一環として社内DX化が課題になっている会社も多いのではないでしょうか?例外なく当社も(2021年8月現在)基本テレワークを推奨しており、2020年4月から行っております。またテレワーク推奨前からどこからでも仕事できる環境にしていたため、メンバーからの懸念はほぼ0でした。

当社と同規模やDX化にお悩みを抱えている中小企業の方の参考になればと思い実施していたことをまとめました。

こんな方におすすめのコンテンツです。

  1. デジタルトランスフォーメーション(DX)をしたい中小企業の方
  2. これから起業を考えている人
  3. 社内のファイル管理や共有に悩んでいる人
  4. 仕事をする場所や環境に縛られている人

導入のきっかけ

「場所や環境に縛られずに仕事したい。」タガタメを創業するときにそう思っていました。

例えば、海の見える南の島の窓辺で仕事してみたり、冬は雪山にこもって、毎朝スノーボードをしたあとに仕事したり、自分だけでなく関わるメンバーにはそんな仕事の仕方ができたら楽しいなと思っていました。

また起業前に勤めていた会社(その当時です)で自分がストレスに感じた点。

  • 社内に共有サーバーをおいて、VPNでアクセスして通信が重い
  • エクセルを数人で開くと読み取り専用で相互作業ができない
  • メールソフトが特定のパソコンでしか送受信できない
  • 紙の回覧板がまわってきていて、自分の机にめっちゃ溜まる
  • 請求書を一枚一枚確認、捺印が必要
  • 契約書や申込書の郵送する
  • 経費の使用許可を口頭でもらう

とにかくオフィスやデスクトップパソコンなどの環境に縛られ、出社しないとできないことが多く、結果無駄な時間を生みよいパフォーマンスが出せていないと感じることが多々ありました。

環境が整っていないことは、致命傷になると強く思いました。結果として自社のサービス品質にも大きく関わるとおもったので、自分の会社ではそういったわずらわしさはなくしたいと思い、場所に縛られないSaasツールを導入し活用しています。

SaaSツールの導入ポイント

自分が各種ツールを選んだポイントは共有と連携がテーマです。

「共有」は保管されている場所がクラウド上で、ブラウザ上でもアクセスしやすいこと。

連携は他のツールとの連携性。スマートフォンのアプリがあるかとか。ツール同士の連携でさらにパフォーマンスを向上できる可能性のあるものです。

創業当時から導入しているものから最近導入したものまで簡単にまとめましたので、皆さんの参考になれば幸いです。

※下記記載の使用歴は、2022年3月のもの。

ファイル共有系

Google Workspace

要はGoogleドライブの有料版ですね。

一番ネックになりそうだと思って考えたのは各種ファイルの共有。Googleドライブは個人でも使用していたので、セキュリティ面など大丈夫なのかとか心配していましたが、結局使用して8年。情報漏洩的なこともないですし、ちゃんと運用すればまったく問題ないです。Googleドライブの詳細はまた別に紹介させていただきます。
契約プラン: Business Starter 月額/680円(ユーザー1人あたり)
使用歴:8年

Dropbox

Dropbox(ドロップボックス)は、GoogleドライブだけだとWEB制作などをするうえでの容量の重いデータを保存するのに容量がすぐいっぱいになるため、ファイル保管に特化したサービスはないかと思いドロップボックスを制作データように契約しています。

契約プラン: Dropbox Professional 3TB 月額/2,640円
使用歴:3年

コミュニケーション系

タガタメのサービスは人と人がコミュニケーションをとってできるものがほとんどです。クライアントへのコミュニケーションももちろんですが、社内コミュニケーションも同じように重要。認識が少しずれていたすると、結果が変わってきたりできあがるモノが異なってしまう。いくつかのサービスを使用してコミュニケーションギャップがないようにしています。

Gmail

メールソフトではパソコンのハードディスクなどに受信、送信したものが保存されていく為、環境依存を生んでしまいます。Gmailの場合ブラウザ上でメールをやりとりすることで、環境依存がなく、細かい業務改善機能などもあって重宝しています。

契約プラン: Google Workspace内に含まれる
使用歴:8年

Chatwork (チャットワーク)

社内のコミュニケーションはほとんどチャットワークでおこなわれています。クライアントとのやりとり、社内感のやりとり、雑談のようなコミュニケーションなどもおこなっています。

例えば、Googleドライブで保管したデータをチャットワークURLを送って、「ココ見てー」みたいなやり取りがおこなわれます。

契約プラン:ビジネスプラン 月額/500円(ユーザー1人あたり)
使用歴:8年

Slack(スラック)

チャットワークと併用して使っているコミュニケーションツール。クライアントで使用する企業が増えてきており、まずは使ってみるスタンスで無料プランを使ってましたが、メッセージ容量やセキュリティ面を加味して先日有料化しました。

契約プラン:無料プラン → 有料プランへ
使用歴:3年

Zoom

すっかりメジャーにはなりましたが、コロナウィルスが流行った2020年に導入。クライアントとの打合わせ、社内MTGなど、なくてはならないツールになりました。色んな類似ツールがありますが、個人的には一番軽くて動作性がよいと思っています。いくつかアカウントを作成して使用しています。

契約プラン:プロ 月額/2000円(ライセンスあたり)
使用歴:3年

経理

タガタメの大きな特徴として、経理業務は基本バーベキュースタイル(笑)。イメージはフランクですが、担当者がちゃんと責任をもって請求書まで出すスタイル。業務効率はたしかに悪いのかもしれませんが、クライアントにお金を請求して支払ってもらう事を肌身をもって感じてほしいし、責任感も育つと思っています。

misoca

見積書、請求書の制作、請求書を郵送までしてくれるツール。回収保証もついているので、一定の条件を満たせば、misocaが回収保証してくれ、ベンチャー企業には凄く重宝してます。ちなみに、タガタメを創業してから請求書を封に詰めておくったことがないかもしれません。導入したときは、結構驚かれましたが、今ではかなり主流になってきましたね。引き続き、タガタメのバックオフィスを支えてくれるツールです。

契約プラン:プラン100 月額/3000円 100通まで
使用歴:6年

STREAMED

領収書の自動記帳サービス。領収書をスマートフォンで撮影してアップロードするだけで画像を読み取って記帳してくれるツール。経費精算はほぼこれでおこなっています。使用歴が1年なのは以前は、「トッテオクール」を使用していたので、実際は5年ぐらい使用しています。当社の場合メンバー全員このツールに経費を入れて清算をしています。

契約プラン:基本料1950円/月
使用歴:2年

受付管理

fondesk

電話代行サービス。「こんなサービスあるんだ!」ってかなり驚いたのを覚えています!受電があるとチャットワークに通知がこんな方から電話があったことをお知らせてくれ、すごく便利。導入する前は、受電の仕方などは礼儀礼節など新メンバーが入った際など出てもらうことでOJTの一環にもなっているかと思っていましたが、導入してからはこれなしでは考えられないかなーて感じです。fondesk自体で電話契約とかしてくれるとさらにいいと思います。

契約プラン:ベーシックプラン10,000円/月
使用歴:2年

eFax

faxをweb上で受信するサービス。FAXはあまりないですが、たまにやり取りがあります。移転とともにSaaSに切り替え。今まで複合機で送受信をしていましたが、こちらもあまり便利ではないので、WEBサービスに切り替えました。サービス利用から今まで1通も送受信していませんが、これから使用が増えると思います。

契約プラン:月額1,800円
使用歴:2年

Google クラウド プリント – エプソン

スキャンしたデータをGoogleドライブで保管できます。こちらも移転とともに仕様変更。当社はepsonの複合機を使用していますが、「MyEPSON」を使用すると、Googleドライブと連携できスキャンしたデータをGoogleドライブに保管できるナイスなサービスです。送られてくる請求書などもスキャンして、在宅の経理の方に依頼できたり、デザインなどもスキャンから共有まで”ダウンロード作業を挟まなくても可能になりました。

スケジュール、タスク、プロジェクト管理

Googleカレンダー

使用している会社も多いと思いますが、メンバーのスケジュール共有ツール。スマホのアプリやその他のアプリとも連携性が高く、あるのが当たり前になって無くなることが考えられない位生活に馴染んでます。

契約プラン: Google Workspace内に含まれる
使用歴:8年

TODIST

タガタメ内でも使用してる人が多いタスク管理ツール。自分はヘビーユーザーです。GTDという管理手法を用いたタスク管理ツールです。前だったら、「デスクトプパソコンのミニターに、ポストイットで今日やることを貼って、終わったらはがす」みたいなことをやっていた?やってる人もいますかね。それをデジタル化した感じです。今日やることをポチポチと終わらせていく感じです。

契約プラン:ビジネス 月額558円/ユーザー
使用歴:6年

Backlog(バックログ)

上記のTODISTは個人のタスク管理で、バックログはチームの「プロジェクト管理」で使用しています。合わせて、タガタメではWEBサイト制作などの作業が発生する場合は、ここに入れないと作業をしてはいけないルールになっているので、口頭のみで進めるなどなく、プロジェクト管理ができています。

契約プラン:プレミアムプラン 21,780/月
使用歴:6年

マーケティング

ここから少し専門分野になっていきます。

ATOM

弊社の運用型広告の進捗管理、レポートツール。Google、Yahoo!JAPANをはじめFacebook、Instagram、Twitterなどの進捗管理と週次、月次などのレポートを決まったフォーマットで作成してくれとても重宝しています。

契約プラン:月額費用は5万円~

制作系

Adobe Creative cloud

WEBサイトのデザイン、コーディングなども弊社の主要事業の一つです。制作弊社のクリエイティブチームメンバーはほぼいれており、イラストレイター、フォトショップ、最近ではXDでワイヤーを書いて、共有したりなど、これがないと仕事になりません。

いかがでしたでしょうか?タガタメのDXツールをまとめてみました。社内DX化などでお悩みの方がいらっしゃったら参考になったら幸いです。ツールだけでなく運用方法などにお悩みの方がいらっしゃったらぜひ一度ご連絡いただければさらに具体的に解決方法をお教えできるかと思います。

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酒井

株式会社タガタメの代表。クライアントのデジタル戦略担当としてプロジェクトを成功に導く為の試行錯誤を繰返しています。その中で得た気づきなどをお伝えしていきます。

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